Numer oferty: StPr/26/05689
WARUNKI PRACY i PŁACY
Miejsce pracy: ul. Pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie Zobacz na mapie
Zakres obowiązków: 1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów:
- Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: office@zacheta.art.pl oraz faktury@zacheta.art.pl.
- Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów.
- Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami.
- Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
- Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń.
- Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.
2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji:
- Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji.
- Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań.
- Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji.
- Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań.
- Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami.
- Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji.
- Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych.
3. Pozostałe obowiązki:
- Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie spraw kancelaryjnych i organizacyjnych.
- Udział w testowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu systemów oraz narzędzi wspierających pracę sekretariatu, kancelarii i elektronicznego obiegu dokumentów.
- Dbanie o profesjonalną obsługę interesantów, gości oraz partnerów zewnętrznych, zgodnie ze standardami obowiązującymi w Zachęcie.
- Dbanie o estetyczny wygląd sekretariatu.
- Zaopatrywanie sekretariatu w materiały biurowe oraz monitorowanie bieżących potrzeb administracyjnych.
- Wykonywanie innych poleceń służbowych Dyrekcji oraz bezpośredniego przełożonego, pozostających w związku z zajmowanym stanowiskiem.
Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny
Praca tymczasowa oferowana przez agencję: NIE
Wymiar etatu: 1.0
Liczba godzin pracy w tygodniu: 40.0
Data rozpoczęcia: 03.08.2026
Wynagrodzenie brutto: od 6 500 PLN
Opis wynagrodzenia: Pracodawca oferuje:
- Inspirujące środowisko pracy.
- Udział w wyjątkowych projektach artystycznych, wystawach i innych działaniach programowych.
- Możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kompetencji.
- Pracę w zespole tworzącym nowoczesną, otwartą i kreatywną instytucję kultury.
- Miejsce pracy: Warszawa, Zachęta.
- Rodzaj umowy: umowa o pracę, pełny etat, 3-miesięczny okres próbny, kolejna umowa na rok, docelowo możliwa jest umowa na czas nieokreślony.
- Zaszeregowanie: Specjalista / Specjalistka
- Wynagrodzenie: 6 500 PLN brutto miesięcznie wynagrodzenie zasadnicze (plus dodatek stażowy za wysługę lat od 5% do 20% w zależności od udokumentowanego stażu pracy, przyznawany od 5 lat stażu).
System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną
Zawód: sekretarka
Zapewnienie wyżywienia: NIE
Zapewnienie zakwaterowania: NIE
Zatrudnienie od zaraz: NIE
Pracodawca pokrywa koszt przejazdu do Polski: NIE
WYMAGANIA
Wymagania konieczne
Zawody:
Wykształcenie:
Znajomość języków:
- angielski, w mowie - B1 - średnio zaawansowany, w piśmie - B1 - średnio zaawansowany
Uprawnienia:
- Archiwizacja dokumentów oraz znajomość instrukcji kancelaryjnej
- język angielski poziom dla średniozaawansowanych B1
- komunikatywność i wysoka kultura osobista
Pozostałe wymagania
Inne wymagania: Wymagania:
- wykształcenie wyższe (kierunek studiów nie jest kluczowy, cenimy różnorodne doświadczenia i kompetencje zdobyte w toku edukacji);
- doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej oraz gotowość do rozwijania kompetencji w zakresie obsługi sekretariatu i kancelarii;
- bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność i dbałość o szczegóły;
- umiejętność planowania zadań, ustalania priorytetów oraz monitorowania terminów;
- swobodne posługiwanie się narzędziami biurowymi, systemami IT oraz gotowość do nauki nowych systemów wspierających pracę administracyjną;
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację w mowie i piśmie;
- wysoka kultura osobista oraz umiejętność profesjonalnej komunikacji z pracownikami, gośćmi i partnerami zewnętrznymi;
- odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność pracy z dokumentami wymagającymi zachowania poufności.
Mile widziane:
- doświadczenie w pracy z korespondencją, dokumentacją administracyjną lub elektronicznym obiegiem dokumentów;
- znajomość podstawowych zasad organizacji pracy kancelarii lub sekretariatu;
- doświadczenie w organizacji spotkań, podróży służbowych lub współpracy z kadrą zarządzającą;
- doświadczenie zdobyte w instytucji kultury, administracji publicznej, organizacji pozarządowej lub innej organizacji o podobnym charakterze.
Wyślij swoje CV na adres: rekrutacja@zacheta.art.pl, w tytule e-maila: Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej
Termin zgłoszeń: 23 lipca 2026 r.
DANE PRACODAWCY
Pracodawca: ZACHĘTA - NARODOWA GALERIA SZTUKI
NIP: 5260251210
REGON: 000275949
Adres www: https://zacheta.art.pl/pl
Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy
Adres: ul. Pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa, powiat: m.st. Warszawa, woj: mazowieckie Zobacz na mapie
Osoba do kontaktu: Beata Śnieżek
E-mail: rekrutacja@zacheta.art.pl
Język aplikacji: polski
Wymagane dokumenty: CV
Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: e-mail
poleca:
